تتبّع الملفات والمستندات بتقنية RFID لسجلات جاهزة للتدقيق

لا تزال مؤسسات كثيرة تحتفظ بسجلاتها المهمة على الورق: العقود وملفات الموظفين وملفات القضايا والأرشيف. وعندما يضيع ملف، تكون الكلفة وقتًا ومخاطر وأحيانًا تعرضًا لمخالفات الامتثال. تمنح وسوم RFID أو NFC كل ملف مادي هوية وسجلًا.

المشكلات الشائعة

• لا أحد يعرف من يحمل الملف أو أين شوهد آخر مرة.
• تُستعار الملفات بصورة غير رسمية ولا تعود.
• يستغرق البحث في السجلات والأرشيف وقتًا طويلًا.
• تفوت مواعيد الاحتفاظ، فتُحفظ الملفات أطول من اللازم أو تُتلف مبكرًا.

كيف يساعد الوسم

يحصل كل ملف أو مجلد على وسم RFID أو NFC مرتبط بسجله. ويسجّل قارئ مكتبي أو محمول الاستعارة والإرجاع في ثوانٍ. وتستطيع القارئات عند مخارج السجل التنبيه إذا غادر ملف دون تسجيل استعارته.

ما الذي يمكنك تتبّعه

• العهدة: من يحمل كل ملف ومنذ متى.
• الموقع: الغرفة أو الخزانة أو الرف.
• مواعيد الاستحقاق: تذكيرات بالإرجاعات المتأخرة.
• الاحتفاظ: مواعيد المراجعة والإتلاف المرتبطة بسياستك.

جاهز للتدقيق بحكم التصميم

تُختم كل حركة بتوقيتها، فتستطيع إثبات من تعامل مع ملف ومتى. ويمكن تقييد الوصول حسب الدور، مما يدعم قواعد السرية للسجلات الحساسة.

أين يناسب

تستفيد منه السجلات والإدارات القانونية والموارد البشرية والدوائر الحكومية والمستشفيات والجامعات والأرشيفات. اطّلع على إدارة المستندات والملفات وكيف تطبّقه الجهات الحكومية .

تحدث إلينا

هل تريد أن ترى كيف يعمل هذا في مؤسستك؟ احجز عرضًا توضيحيًا أو استكشف إدارة المستندات والملفات.