إدارة المستندات والملفات
الحل

إدارة المستندات والملفات

اعثر على أي ملف مادي في ثوانٍ. تسجّل إدارة المستندات والملفات من Tag’n’Track من يحمل كل ملف وأين هو ومتى موعد إعادته، من قسم السجلات إلى الأرشيف.

نظرة عامة

ما هي إدارة المستندات والملفات من Tag’n’Track؟

إدارة المستندات والملفات من Tag’n’Track برنامج RFID لتتبّع الملفات المادية والمجلدات وصناديق الأرشيف والمستندات المهمة. يحمل كل عنصر وسمًا؛ وتسجّل القارئات عند المكاتب والأبواب والرفوف كل حركة، فيبقى سجل الملفات وسجلات العهدة وجداول الاحتفاظ دقيقة دون دفاتر يدوية. يعمل على منصة Tag’n’Track.

إدارة المستندات والملفات
التحديات

التحدي

ملفات تضيع

ملفات مهمة ليست حيث يقول السجل، ولا أحد يعرف من أخذها.

وقت ضائع في البحث

يبحث الموظفون في المكاتب والأرشيف عن ملفات موجودة على مكتب شخص آخر.

دفاتر يدوية

دفاتر التوقيع الورقية ناقصة وصعبة القراءة ويستحيل إعداد تقارير منها.

مخاطر التدقيق والاحتفاظ

من دون سجلات موثوقة، يصعب إثبات الاحتفاظ والتخلص والطلبات القانونية.

كيف تعمل

كيف تعمل

أربع خطوات من عنصر موسوم إلى إجراء تلقائي.

1

الوسم

تحصل الملفات والمجلدات وصناديق الأرشيف على ملصقات RFID أو باركود مرتبطة بسجل الملفات.

2

الالتقاط

تسجّل قارئات المكاتب والقارئات المحمولة وبوابات الأبواب كل عملية استلام وإرجاع وحركة.

3

التتبّع

يُظهر السجل الحائز الحالي لكل ملف وموقعه وتاريخه.

4

الإجراء

تُطلق الملفات المتأخرة وعمليات الإخراج غير المصرّح بها ومواعيد الاحتفاظ المستحقة تنبيهات ومهام.

الميزات

الميزات الرئيسية

تحكّم في السجلات المادية من إنشائها حتى التخلص منها.

سجل ملفات حيّ

سجل واحد للملفات والمجلدات والصناديق والمستندات، مع المالك والإدارة والموقع وروابط النسخ الممسوحة.

استورد فهرسك الحالي للبدء.

التسليم والعهدة

سلّم الملفات إلى أشخاص أو إدارات بمسح واحد، وحدّد مواعيد الإرجاع وسجّل كل عملية تسليم.

سلسلة عهدة واضحة.

تتبّع الموقع

اعرف أي غرفة أو رف أو صندوق يحتوي الملف، واعثر عليه بقارئ محمول في ثوانٍ.

لا مزيد من البحث.

تنبيهات الخروج

تُبرز بوابات الأبواب الملفات الموسومة التي تغادر منطقة آمنة دون تصريح.

احمِ السجلات الحساسة.

الأرشيف والصناديق

تتبّع صناديق الأرشيف ومحتوياتها خلال التخزين والاسترجاع والنقل.

تخزين داخل الموقع وخارجه.

الاحتفاظ والتخلص

طبّق جداول الاحتفاظ، وأبرز الملفات المستحقة للمراجعة، وسجّل التخلص الآمن.

دليل لكل قرار.
الفوائد

ما تكسبه

  • ملفات تُوجد في ثوانٍ لا في ساعات.
  • سلسلة عهدة كاملة لكل سجل حساس.
  • تدقيق وطلبات قانونية أسرع، بتقارير بدل الدفاتر.
  • احتفاظ مطبّق باتساق، مع إثبات للتخلص.
إدارة المستندات والملفات
حالات الاستخدام

حالات الاستخدام النموذجية

سيناريوهات نموذجية توضّح كيفية استخدام الحل. هذه أمثلة توضيحية وليست دراسات حالة لعملاء.

الملفات القانونية وملفات القضايا

تتبّع الإدارة القانونية ملفات القضايا بين المحامين وغرف الاجتماعات والأرشيف، مع تنبيهات للإرجاع المتأخر.

سجلات الموارد البشرية والموظفين

لا تُسلَّم ملفات الموظفين السرّية إلا للموظفين المصرّح لهم، ويُسجَّل كل اطلاع.

السجلات الحكومية

يتتبّع قسم السجلات آلاف الملفات بين الإدارات وينقلها إلى الأرشيف عند إغلاقها.

السجلات الطبية

تُحدَّد أماكن السجلات الطبية الورقية فورًا عندما تحتاجها العيادة، ويُسجَّل إرجاعها.

التكاملات

التكاملات

اربط الملفات المادية بأنظمتك الرقمية عبر واجهات REST والموصّلات. سير العمل متعدد الخطوات متاح مع وحدة أتمتة العمليات الإضافية.

أنظمة إدارة المستندات

اربط كل ملف مادي بنسخته الممسوحة وبياناته الوصفية في نظام إدارة المستندات لديك.

أنظمة ERP والموارد البشرية

استخدم بيانات الموظفين والإدارات والقضايا لإسناد العهدة.

التحكم في الدخول

اجمع حركات الملفات مع أحداث دخول الأبواب للغرف الآمنة.

البريد والإشعارات

أرسل تذكيرات بالملفات المتأخرة ومراجعات الاحتفاظ المستحقة.

ذكاء الأعمال والتقارير

لوحات معلومات لأحجام الملفات والعناصر المتأخرة وحالة الاحتفاظ.

واجهات REST

اربط أي نظام داخلي عبر واجهة واحدة مستقرة.

العتاد

عتاد يناسب موقعك وعمليتك و ميزانيتك

تعمل Tag’n’Track مع RFID وNFC ورموز QR والباركود ومستشعرات إنترنت الأشياء وGPS من كبرى الشركات المصنِّعة، فلا تُقيَّد بعلامة تجارية واحدة. تستند كل توصية إلى متطلباتك ومسح الموقع وميزانيتك.

خيارات شائعة: ملصقات RFID رقيقة للملفات والمجلدات، ووسوم متينة لصناديق الأرشيف، وقارئات مكتبية، وقارئات محمولة، وبوابات أبواب للغرف الآمنة، وطابعات ملصقات.

ابدأ ببساطة ثم تدرّج نحو الأتمتة الكاملة. ابدأ بقارئات محمولة في منطقة واحدة، وأثبت القيمة، ثم أضف القارئات الثابتة والبوابات والمستشعرات خطوة بخطوة.

إدارة المستندات والملفات
المنصة والأمان

المنصة والأمان واللغات

مبنية على منصة Tag’n’Track.

المتصفح والجوال

تعمل في أي متصفح دون تثبيت. أضف تطبيق الجوال للمسح والعمل دون اتصال والتنبيهات في الميدان.

تطبيق الجوال متاح كوحدة إضافية.

الأمان والصلاحيات

لا يُسمح إلا بالأجهزة والوسوم والمستخدمين المسجّلين؛ وصلاحيات حسب الدور؛ وسجل كامل لكل تغيير لأغراض التدقيق.

بيانات متسقة وقابلة للتتبّع.

اللغات والنشر

واجهات بالعربية والإنجليزية. شغّل النظام على السحابة أو على خوادمك أو بإعداد هجين.

خيارات النشر متاحة كوحدة إضافية.
الامتثال

الامتثال والمعايير

سجلات وتقارير تدعم التزامات التدقيق والتنظيم لديك.

إدارة السجلات

يدعم مبادئ إدارة السجلات وفق ISO 15489: الالتقاط والعهدة والاحتفاظ والتخلص.

حماية البيانات

يساعدك الوصول المبني على الأدوار وسجل الاطلاع الكامل على حماية البيانات الشخصية في السجلات المادية.

الأدلة للتدقيق والشؤون القانونية

سجلات عهدة وتخلص موثّقة بالوقت للتدقيق والتحقيقات والتجميد القانوني.

الخدمات

التنفيذ والخدمات

من أول مسح للموقع إلى الدعم المستمر. اطّلع على جميع الخدمات.

الاستشارات والاستكشاف

مسح للموقع ومراجعة للعمليات وخطة مرحلية.

التنفيذ والتكامل

الإعداد والتكامل مع أنظمتك والاختبار والتشغيل الفعلي.

خدمات الوسم

اختيار الوسوم ووسم احترافي في الموقع.

التدريب

تدريب عملي للمسؤولين والفرق الميدانية.

الدعم

مكتب مساعدة وتحديثات وخدمات مُدارة بعد التشغيل.

الأسئلة الشائعة

أسئلتك، أجوبتها.

ما العناصر التي يمكننا تتبّعها؟

الملفات والمجلدات وصناديق الأرشيف والعقود وصكوك الملكية والشهادات وغيرها من المستندات المهمة.

هل تُتلف الوسوم المستندات؟

لا. تُلصق الملصقات الرقيقة على غلاف المجلد أو الملف، لا على المستندات في داخله.

هل يمكننا الاحتفاظ بأرقام ملفاتنا الحالية؟

نعم. تُستورد المراجع الحالية وتُربط بالوسوم الجديدة.

هل يعمل مع الأرشيفات خارج الموقع؟

نعم. تُتتبَّع الصناديق خلال النقل والتخزين والاسترجاع، أينما حُفظت.

هل يمكن ربطه بالنسخ الممسوحة؟

نعم. يمكن لكل سجل ملف أن يرتبط بنسخته الممسوحة في نظام إدارة المستندات لديك.

هل نحتاج إلى تطبيق الجوال؟

لا. كل شيء يعمل في المتصفح. للمسح أثناء التنقل والعمل دون اتصال، نوصي بإضافة تطبيق الجوال.

شاهد إدارة المستندات والملفات قيد التنفيذ

أخبرنا عن ملفاتك وأرشيفاتك، وسنعرض لك كيف يعمل سجل ملفات حي لمؤسستك.